客户介绍

华信档案是一家专业从事档案文件和信息管理的服务型公司，同时也是经政府批准由上海市工商行政管理局核准的国内第一家被正名的专业档案文件管理内资公司，即“华信档案管理（上海）有限公司”。

华信拥有十几年服务中国市场的丰富经验。能够为各行业的大中型公司提供合规完善的电子数据和物理档案解决方案。

作为专业的档案文件管理公司，华信提供一整套完善的服务，并根据每个客户的具体需求提供量身定做的解决方案，使您的档案管理得到优化，法律合规程序得到简化，档案仓储得到安全，公司的成本得到节约。

项目背景

华信档案于2011年开始使用软通公司开发的第三方档案托管系统，在此之前他们接触的都是国外的第三方档案托管软件产品，全英文的界面对人员素质要求太高，投资太贵，就没有选择。软通的系统是在这个行业开发最早的软件公司，有一套规范的档案管理流程和先进的物联网设备做支持。华信档案使用的感受是业务规范、易操作，特别适合于初入此行业的管理公司使用，功能不亚于国外软件，是一款性价比很高的第三方档案托管系统。

解决方案

软通为其设计开发的第三方档案托管管理系统致力于解决档案第三方托管管理的问题，通过系统平台能够快速处理服务订单、自动化管理档案的仓储存储过程、精准实时的递送、与托管方的对账核销等功能；各部门数据、信息实现了及时传递和共享利用，给管理人员的分析和决策提供了依据和便利，大大提高了工作效率；同时为客户提供了及时优质的服务，为华信档案发展提供了强有力的信息化管理平台。

功能简介

服务订单:

系统业务流程以服务订单（Service Order Form）为主线，根据档案收录、档案递送、新材料递送、运输方式的选择和数量生成客户服务订单。每一份订单必须经过机密授权密码验证方可建立；

可直接生成客户所需条码，并自定义格式打印条码；

根据服务订单系统系统自动生成客户配送单（Delivery Workorder ）；

订单完成后根据文件索引表（Records Transfer Form）建立文件描述信息，并根据服务订单内容生成服务费用。

销毁订单:

根据档案销毁服务方式和和数量生成档案销毁订单（Document Destruction Form）。每一份订单必须经过机密授权密码验证方可建立；

销毁确认打印销毁证书。

机密授权:

客户档案管理分级授权，分公司级、部门级、个人级，不同的权限管理不同的档案，机密授权表（Confidential Access Control Form）建立后系统自动校验服务订单授权人权限。

调度派车:

根据客户的配送单调度派车任务；

根据配送单汇总打印出库清单打印和入库清单打印。

订单跟踪:

对所有订单实行跟踪，以颜色区分订单不同状态。

库存查询:

根据客户和不同条件索引查询库存明细状态。

对账管理:

根据不同客户自动汇总生成并打印月对账单（Invoice），可对费用可进行修改；

业务报表:

服务记录表、登录日志表、库存汇总表、销售提成表、材料销售表。

材料管理:

对所有客户所需耗材的进销存管理，包括文件箱、文件盒、条码、安全封条、销毁柜、销毁袋等，并可查询库存和进销存报表。

在线网站:

所有客户可登陆网站进行在线下单、库存查询、索引维护等功能。